Assistenz im technischen Sekretariat M/W/D
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Wir sind ein inhabergeführtes, mittelständisches Familienunternehmen und führen deutschlandweit Abbruch-, Sanierungs- und Erdarbeiten aus. Unser Team besteht aktuell aus über 250 Mitarbeitern und wir möchten weiterwachsen. Wir sind auf der Suche nach fähigen Teamplayern, die unser Unternehmen repräsentieren und nach vorne bringen wollen.
DAS WERDEN DEINE AUFGABEN SEIN:
Allgemeines Sekretariat für Projekt- und Bauleitung
- Allgemeine Büroorganisation, Telefon- und Schriftverkehr
- Interne und externe Korrespondenz
- Vorbereitung der Verhandlungsprotokolle und Subunternehmerverträge
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
Technisch- administrative Unterstützung:
- Anlegen von Projekt- und Bauakten inkl. SGU-Ordner
- Verwaltung und Ablage von technischen Dokumenten, Plänen, Verträgen und Genehmigungen
- Anmeldung bei Berufsgenossenschaft, Bezirksregierung, Sondergenehmigungen, Handwerkerparkausweise, etc.
- Überwachung von Terminen und Fristen (Vertragsmanagement)
- Unterstützung Lean Management (Anmeldung von Personal und Nachunternehmern, Dokumentenüberwachung)
- Unterstützung bei der Rechnungsprüfung
- Schnittstellenkommunikation mit internen Technikern, Lieferanten, Handwerkern oder externen Dienstleistern
- Schnittstelle zur Personalabteilung: Abstimmung hinsichtlich der für das Bauvorhaben benötigten Personalunterlagen und- nachweise
Rechnungserstellung:
- Erstellen von Rechnungen anhand von Leistungsnachweisen
- Erstellen von Gutschriften
- Kaufmännische Rechnungsprüfung
- Rechnungskontrolle und Weiterberechnung von Lieferanten
- Ansprechpartner/in für interne Abteilungen, Mitarbeiter und externe Dienstleister
DAS SOLLTEST DU MITBRINGEN:
- Diskretion, hohe Vertrauenswürdigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- hervorragendes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Fähigkeit zur professionellen Informationsaufbereitung, Protokollführung und Koordination komplexer Abläufe
- schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägte Priorisierungs- und Entscheidungsfähigkeit
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten auf allen Ebenen – intern wie extern
- hohe Loyalität, Teamfähigkeit und Flexibilität sowie Belastbarkeit und Professionalität auch in anspruchsvollen Situationen
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position wünschenswert
- sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) sowie ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung im Bau- oder technischen Unternehmensumfeld ist von Vorteil
DAS BIETEN WIR DIR:
- unbefristetes Arbeitsverhältnis
- eine verantwortungsvolle Position als Assistenz im technischen Sekretariat am Standort Bottrop
- ein modernes, professionelles Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
- einen sicheren, langfristig angelegten Arbeitsplatz mit attraktiven Entwicklungsperspektiven
- 30 Tage Urlaub
- steuerfreier Erholungszuschuss, Sachbezug, Beteiligung an vermögenswirksamen Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge
- kostenloser Parkplatz
- kostenlose Getränke
- eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit spannenden Herausforderungen in einem kollegialen Team
Eintrittstermin: sofort